「分からないことがあるけど誰に聞けばいいのだろう」
「お願いごとしたら嫌な顔されたなぁ」
こういった経験は誰しもあることだと思います。
わたしにもありました。
公務員の必要な能力の中で非常に重要なことが、「庁内のコミュニケーションがうまくできているか」です。
「分からないことを気軽に聞ける相手がいるかどうか」と言い換えても過言ではありません。
公務員の業務は幅広く自分の部署以外のことは分からないことだらけです。
分からないことを聞けるかどうかが大事です。
この記事を読めば、庁内のコミュニケーションが円滑になり、仕事をするうえで大きなアドバンテージとなること間違いありません。
電話ではなく直接会う
同じ庁内にいる相手に電話で連絡をとりあってはいませんか。
明日からでも直接会いにいきましょう。
理由は２つあります。
１つ目は、電話より直接話す方が簡単だからです。
電話では顔を見て話すことができないため、相手の気持ちや考えていることを把握しづらい傾向があります。
お互いが相手の気持ちを汲み取れずケンカに発展することもあります。
特に「何かをお願いするとき」は少なからず相手の気持ちにマイナスの影響を与えるので必ず会って話しましょう。
２つ目は、会えば会うほどに相手の好感度は上がるからです。
これを心理学用語で「ザイオンス効果（単純接触効果）」といいます。
公務員は建前と本音を使い分けます。
会ったこともない顔も名前も知らない人から何か聞かれても、警戒して建前しか教えてもらえません。
仕事をスムーズに進めるためには、いかに本音を引き出すことができるのかが重要になってきます。
自分の考えをまずは伝える
こんなことを言ったことはありませんか。
わたしの感覚では40代以降の人が使う傾向にあると思います。
「〇〇のことで聞きたくて～。ただわたし素人なので分からないんですよ」
これを聞いてあなたはどう思いますか。
ハッキリ言うと、わたしはイラっとします。笑
それはなぜか。
自分で調べようともせず楽をしようとしている魂胆が見え見えだからです。
分からないことを聞くときは、
「わたしなりに調べてみたのですが、〇〇場合は△△という方法を取らなければならないと理解しているつもりですが、これで合っていますでしょうか」
といった具合に、自分でも調べてみたことを伝えましょう。
これだけで相手の印象がグッとあがります。
聞かれたときは忙しくても嫌な顔をしない
忙しいときに何か聞かれると「このタイミングで聞かないで～」と思うことはあるかもしれません。
その時に嫌な顔や面倒くさそうな態度で対応していると、相手との関係にヒビが入ってしまいます。
関係性を維持するために、
「いま少しバタバタしているので、すみませんが後でもよいですか」と正直に言ってしまいましょう。
ただし、「〇〇分後には大丈夫だと思いますので、またこちらから声掛けさせてもらってよいですか」とフォローも併せて行うことが大事です。
一度断ると、相手からもう一度声は掛けづらいです。
こちらから声掛けをするように意識しましょう！
ただ、上司からの声掛けは後回しにせず、できるだけその場で対応したほうが良いことが多いです。
少し話がそれますが、部下が上司に話しかけているのに、パソコンから目を離さない上司がいる光景を何度もみたことはありますが、近くでみていると本当に不快な光景ですね。
新卒社会人でも分かることなのにと思ってしまいます（笑）
みなさんも、人と話すときは相手の顔を見ながら話すことを心掛けましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか。
以上が、わたしの考える庁内コミュニケーション能力を高める３つの方法です。
当たり前のことのようで中々実行できている人はいないと思います。
最終的に「全て部署に気軽に話せる相手が１人いる」状態にすることを目指しましょう！
